PROGRAM MAGISTER ILMU
ADMINISTRASI
FAKULTAS PASCASARJANA UNIVERSITAS PEMBINAAN MASYARAKAT INDONESIA ( UPMI )
PENDAHULUAN
Seperti
telah kita ketahui bersama bahwa, kegiatan-kegiatan Pemerintahan terbagi dalam
dua sektor yaitu kegiatan di sektor rutin dan kegiatan di sektor pembangunan.
Pembahasan dalam kuliah ini menyangkut kegiatan pembangunan sektor/subsektor
yang terujud dalam pengeluaran pemerintah untuk proyek-proyek. Berdasarkan
kenyataan akan makin meningkatnya proyek-proyek ( Pemerintah : Pusat, Provinsi,
Kabupaten/Kota) perlulah kita mengetahui dan mempelajari pengelolaan atau
administrasi dan manajemen proyek-proyek agar supaya tujuan-tujuan dapat
tercapai secara efisien dan efektif sehingga Negara dan masyarakat tidak
dirugikan.
Administrasi
dan manajemen proyek cukup kompleks. Oleh karena itu mata kuliah ini dipelajari
agar kita dengan mudah dapat mengikuti segala proses yang berhubungan dengan
proyek, mulai dari konsep administrasi dan manajemen, organisasi, mendapatkan,
merencanakan, pelaksanaan, pengawasan dan penyelesaian suatu proyek.
Kuliah
Administrasi dan manajemen proyek akan disampaikan dan dibagi menjadi beberapa
bab yaitu :
Bab
I : Membicarakan usaha mengidentifikasi kesempatan mengadakan investasi pada
suatu proyek, konsep administrasi dan manajemen proyek, karakteristik dan
batasan proyek, serta pentingnya mengambil keputusan investasi pada proyek.
Bab II
: Mengemukakan berbagai
kemungkinan mengorganisasikan proyek
Bab
III : Membahas berbagai jenis proyek sektoral dan dampak lingkungannya, karena
seperti diketahui pembangunan suatu proyek harus selalu dikaji dampaknya
terhadap lingkungan sektor.
Bab
IV : Menelaah hal-hal yang berhubungan
dengan penciptaan atau mendapatkan proyek, termasuk didalamnya analisis
kesempatan, evaluasi, manfaat biaya serta pencarian atau pemasaran jasa,
pembuatan usulan serta pembicaraan dan pembuatan kontrak.
Bab V :
Mengemukakan usaha-usaha menerjemahkan lebih lanjut usulan proyek. Di
sini dibicarakan kegiatan perencanaan proyek meliputi identifikasi kegiatan,
jadwal, biaya, kegiatan terpadu dan organisatoris.
Bab VI :
Membicarakan pelaksanaan proyek di mana mungkin timbul persoalan yang
berhubungan dengan alokasi sumber daya, pengawasan dan administrasi.
Bab VII : Membicarakan tentang pengawasan proyek.
Pengetahuan tentang teknik-teknik pengawasan, pentingnya selalu mengadakan
peninjauan kembali atau tinjau ulang pelaksanaan proyek, pelaporan biaya dan
informasi lain serta pengubahan-pengubahan harus dihayati oleh para peminat
Administrasi dan manajemen proyek.
Bab VIII : Mengemukakan hal-hal yang berhubungan
dengan usaha-usaha penyelesaian proyek, yaitu penyerahan proyek, pelayanan
pasca selesai, evaluasi kegiatan keseluruhan dan lain-lain.
Bab
IX : Mengemukakan berbagai kesimpulan
Bab X :
Latihan-latihan dan Seminar Kelompok.
BAB
I
1.1
Pengantar
Seperti diketahui
pembangunan yang dijalankan di Negara manapun di dunia ini, termasuk Indonesia
dilaksanakan pada mulanya dalam bentuk proyek, kemudian dalam
pekerjaan-pekerjaan rutin kalau proyek telah selesai, juga badan usaha
melaksanakan proyek-proyeknya sendiri.
Dengan demikian
perlu dilakukan pengelolaan atau administrasi dan manajemen proyek dengan baik.
Ini berarti bahwa memulai, melaksanakan dan menyelesaikan proyek perlu
direncanakan, diorganisasi, diarahkan, dikoordinasi dan diawasi dengan baik
agar supaya tujuan-tujuan dapat tercapai secara efisien dan efektif.
Bagaimanapun juga
administrasi dan manajemen proyek memerlukan langkah-langkah yang mengantarkan
orang kepada administrasi dan manajemen proyek itu.
Pertama, ialah
bahwa orang perlu mengidentifikasi kesempatan
berusaha atau melakukan kegiatan
investasi yang biasanya diujudkan dalam bentuk proyek.
Kedua, orang perlu
menghayati karakteristik serta batasan proyek sebelum mengambil keputusan untuk
mengadakan investasi dalam suatu proyek.
Ketiga, orang harus
pula menyadari bahwa administrasi dan manajemen proyek perlu diberi wadah dalam
suatu organisasi tertentu. Orang mengenal organisasi fungsional, proyek, matriks,
usaha (ventura) dan team kerja (task-force). Dalam hal ini “teamwork” biasanya didambakan.
Apabila hal-hal di
atas telah diperhatikan, maka usaha menciptakan atau mendapatkan proyek
merupakan suatu seni tersendiri. Analisis kesempatan berusaha, baik pasar
maupun teknis dalam rangka pemasaran jasa-jasa, perlu dilakukan sebelum orang
membuat usulan proyek yang meliputi hasil, biaya, keuntungan, dan lain-lain dan
yang selanjutnya disusul pembicaraan yang berhubungan dengan kontrak.
Perencanaan
pelaksanaan proyek yang meliputi kegiatan, jadwal, biaya, dan
organisasi harus pula digariskan. Pelaksanaan
proyek itu sendiri mungkin menimbulkan berbagai persoalan alokasi sumber
daya, pengawasan dan administratif. Selanjutnya, demi keberhasilan proyek,
orang selalu harus ingat akan penting dan perlunya mengadakan pengawasan proyek.
Pemanfaatan alat atau teknik pengawasan perlu dikembangkan. Peninjauan
pelaksanaan proyek perlu dilakukan untuk melihat kemajuan proyek. Sistem
informasi dan pengawasan manajemen juga harus dimanfaatkan dan dikembangkan,
terutama untuk menanggulangi persoalan yang ada dan menentukan prioritas
pengerjaan. Akhirnya orang harus sampai pada tahap penyelesaian proyek dengan
segala konsekuensinya, yaitu penyerahan, pelayanan pasca selesai, evaluasi
keseluruhan dan siap menampung persoalan yang timbul.
1.2
Identifikasi
Kesempatan Mengadakan Investasi Proyek
Usaha ini di
Indonesia didasari oleh pengetahuan orang (pengusaha) pada perkembangan yang
terjadi di dalam lingkungan dunia usaha. Terutama sekali kecenderungan
pengeluaran Pemerintah yang meningkat selama pada sektor ekonomi, sosial dan umum.
Pembangunan disegala bidang dilakukan pemerintah maka pengusaha harus jeli terhadap kenyataan ini.
Dengan memperhatikan peraturan yang ada seperti Keppres 80 Tahun 2003 dan
perubahannya dan lain-lain serta mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan diri
sendiri serta saingan, pengusaha harus mampu berinisiatif untuk memilih atau
memasuki sektor/subsektor pembangunan tertentu. Hal ini dengan juga
memperhitungkan tujuan-tujuan perusahaan. Pemilihan sektor/subsektor tersebut
tentunya didasarkan atas banyaknya proyek-proyek yang dilaksanakan. Biasanya
makin banyak proyek makin banyak pula pesaingnya. Sektor yang “basah” tentu
saja akan meminta pencurahan perhatian yang relative lebih besar dibandingkan
dengan sektor “kering”. Di sektor yang terakhir ini persaingan relatif kecil.
Bagaimanapun juga pengusaha harus
berniat dan berminat di dalam menangani suatu proyek atau proyek-proyek.
Di Indonesia ini
pembangunan dalam bentuk proyek-proyek banyak dilakukan di sektor pertanian (
waduk, irigasi, pembukaan/pencetakan tanah sawah baru/pembukaan hutan,
reboisasi hutan, Bimas, perkebunan dan lain-lain), di sektor industri ( pabrik
kilang BBM, kawasan industri, dan lain-lain) dan jasa ( jalan darat, pemukiman,
konstruksi lain, pendidikan, dan lain-lain). Orang tinggal memilih proyek mana
yang akan ia laksanakan sesuai dengan bidang usahanya, sedemikian rupa sehingga
memberikan sumbangan pada keuntungan serta perkembangan badan usahanya. Langkah
selanjutnya ialah berusaha mendapatkan proyek tersebut dengan misalnya ikut penawaran dan berusaha mengalahkan
pesaing kalau hal tersebut bukanlah merupakan penunjukan otomatis.
Pada proses ini
segala tenaga, pikiran, waktu dan dana perlu dicurahkan semaksimal mungkin.
Berbagai cara untuk memberikan kesan bahwa seseorang berminat, berniat dan siap
menjalankan proyek perlu ditempuh. Analisis data yang diperlukan haruslah
dilakukan terutama nanti untuk pembuatan usulan baik teknis maupun financial
dan biaya apabila saatnya tiba.
Tim penilai/pihak
yang menawarkan proyek melakukan pernilaian tarhadap usulan teknis terlebih
dahulu dan melakukan ranking para pengusaha atau konsultan berdasarkan criteria
tertentu. Pengusaha yang diniali pertama kemudian akan diajak negosiasi akan
biaya pelaksanaan proyek. Apabila terdapat kesesuaian maka proyek akan
diserahkan pelaksanaannya kepadanya. Apabila tidak ada kesesuaian maka
pengusaha atau konsultan ranking kedua diajak negosiasi biayanya, dan
seterusnya.
Jelas disini bahwa
untuk mendapatkan proyek cukup sulit. Orang perlu mendapatkan informasi terlebih dahulu bahwa memang
aka nada proyek yang ditawarkan. Oleh karena itu orang harus mencari secara
aktif proyek-proyek, kecuali kalau memang sudah ada saluran yang pasti akan
datangnya proyek atau kalau memang orang sudah terkenal dan dicari oleh mereka
yang menginginkan agar proyek dilaksanakan oleh kita. Usaha memasarkan jasa
merupakan suatu seni tersendiri. Bagaimanapun juga orang harus menjaga diri
jangan sampai mendapatkan proyek terlalu banyak sehingga akan berakibat
pelaksanaan proyek-proyek tertunda atau hanya di tangani setengah-setengah yang
merugikan diri sendiri. Jadi apabila orang telah mampu dan berminat maka
haruslah berniat untuk melaksanakan proyek dan mengelolanya dengan
sungguh-sungguh.
Di sampig proyek
yang “harus dicari”, ada pula proyek
yang dapat “diciptakan sendiri”. Ini
biasa terjadi pada badan-badan usaha yang ingin ekspansi, menghasilkan produk
baru, dan sebagainya. Prosesnya juga melalui studi kelayakan proyek (proyek feasibility study).
1.3
Konsep
Administrasi dan Manajemen Proyek
Dari
uraian di atas dapatlah dikatakan bahwa proyek itu muncul oleh karena sesuatu
yang belum pernah dikerjakan, perlu dikerjakan. Ini membedakan proyek dari
pekerjaan rutin. Selanjutnya proyek akan selalu menghasilkan sesuatu dalam
waktu tertentu. Selain itu proyek dapat berasal dari kita sendiri, dapat
pesanan orang lain atau lembaga lain misalnya pemerintah, perusahaan,
perorangan dan lain-lain, dan dapat bersifat kecil, sedang maupun raksasa.
Akhirnya proyek memerlukan sumber daya : Manusia, bahan mentah, modal dan
teknologi tertentu yang dianggarkan.
Oleh
karena kompleksnya, proyek perlu dikelola dengan baik. Proses pengelolaan
meliputi (1) Perencanaan, (2) Implementasi/pelaksanaan, (3) Pengawasan dan (4)
Penyelesaian proyek.
Dengan
demikian Administasi dan Manajemen proyek dapatlah dikatakan sebagai usaha
merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi
kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu serta
anggaran yang telah ditetapkan (Reksohadiprodjo, 1997: 4).
Ini
berlaku bagi yang menawarkan maupun yang memperoleh dan melaksanakan proyek.
Jelas
bahwa orang harus dapat menspesifikasi
kegiatan. Komunikasi antara seorang pengusaha atau pelaksana proyek atau
kontraktor dan langganan/yang memesan/yang menawarkan proyek harus jelas
sehingga diperoleh kesatuan kata. Kedua belah pihak haruslah berdiri pada dasar
yang sama, artinya tidak pesimistis, tidak optimistis. Selanjutnya pihak
kontraktor terutama harus siap dan mampu menafsirkan kegiatan yang diinginkan
langganan dan melaksanakannya dengan konsekuen.
Perincian
kegiatan yang akan dilakukan ini berhubungan erat dengan unsur waktu dan biaya. Biasanya orang lupa
memasukkan unsure waktu ini oleh karena orang lebih mementingkan segi-segi
teknis pelaksanaan proyek. Bagaimanapun juga unsure waktu harus diperhatikan
karena banyak hambatan yang akan memperpanjang waktu penyelesaian proyek. Sumber
daya yang tersedia dengan cukup dan juga kualitas personalia mungkin tidak
sesuai dengan kebutuhan atau bekerja seadanya. Selain itu mungkin saja
langganan berubah permintaannya tanpa memperdulikan waktu yang telah
dijanjikan.
Akibat
ini semua ialah meningkatnya biaya-biaya. Biaya-biaya dapat pula meningkat
karena estimasi terlalu optimis sehingga hambatan dan kendala lupa
diperhitungkan. Lagipula administrasi dan manajemen proyek harus sadar biaya,
artinya harus selalu mementingkan penghematan. Hal ini perlu ditunjang oleh
suatu sistem pengelolaan biaya yang baik.
Dari
uraian di muka dapatlah disimpulkan bahwa konsep administrasi dan manajemen
proyek meliputi kenyataan :
a.
Bahwa proyek merupakan kegiatan yang
sifatnya sementara dengan tujuan tertentu dengan memanfaatkan sumber-sumber
daya;
b.
Bahwa administrasi dan manajemen proyek
adalah proses mencapai tujuan proyek dalam suatu wadah tertentu;
c.
Bahwa administrasi dan manajemen proyek
meliputi langkah-langkah perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan penyelesaian
proyek;
d.
Bahwa kendala proyek adalah spesifikasi
kerja, jadwal waktu dan uang (dana); dan
e.
Bahwa bentuk organisasi atau wadah yang
dimaksud dan yang biasa dipakai dalam administrasi dan manajemen proyek dapat
berupa organisasi fungsional, proyek, matriks, usaha (ventura) dan tim kerja (taskforce).
1.4
Keputusan
Mengadakan Investasi pada Proyek
Setelah
orang dapat mengidentifikasi kesempatan mengadakan investasi pada proyek dengan
melihat peraturan-peraturan yang ada, dorongan yang ada, kemungkinan perluasan usaha,
karakteristik pasar, kemudahan impor barang kapital dan bahan mentah,
tersedianya sumber daya lain, hubungan perburuhan, system financial, persaingan
dan lain-lain, kemudian dia memutuskan untuk mengambil keputusan melakukan
investasi pada proyek.
Tujuan
mengambil keputusan investasi ini jelas memaksimalkan nilai pemilikan badan
usaha, atau memaksimalkan nilai sekarang hasil atau meningkatkan hasil kembali
serta mengurangi resiko.
Oleh
karena keputusan ini menyangkut masa depan yang penuh resiko maka orang harus
memperhitungkan kemungkinan berhasil atau tidak berhasilnya proyek. Dengan
demikian orang harus mengetahui berbagai disiplin terutama (1) Statistik untuk
membantu mengadakan peramalan kedepan (2) Administrasi dan manajemen pada
umumnya (3) Manajemen pembelanjaan perusahaan (4) Anggaran perusahaan (5)
Manajemen produksi dan riset operasi serta (6) Akuntansi.
Jelas
bahwa keputusan mengadakan investasi pada proyek didasarkan pada berbagai
disiplin/ilmu pengetahuan. Keberhasilan Administrasi dan manajemen proyek juga
harus didasarkan pada pengetahuan akan berbagai disiplin ilmu tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar